Datenschutzinformation (verschoben am 07.03.2023, Original vom 15.02.2021)
Sehr geehrte Vorstände der Arbeitsgemeinschaften, sehr geehrte MitarbeiterInnen,
das neue Jahr ist in vollem Gange und weiterhin gibt es überall ein vorherrschendes Thema, das unsere Vereinstätigkeit stark einschränkt. Dennoch blicken wir zuversichtlich in die Zukunft.
Um bei vollumfänglichem Neustart unserer Arbeit nicht auf Probleme zu stoßen, möchte ich Sie daher alle an die Einhaltung des Datenschutzes erinnern. Bitte beachten Sie in Ihrem täglichen Einsatz für die Betroffenen insbesondere die nachstehend aufgeführten Punkte- auch wenn dies nach den oftmals einschneidenden Erfahrungen der letzten Monate vielleicht das Letzte ist, woran Sie im Moment denken.
- Der Versand von Mitgliederinformationen wie Mitgliedserklärungen oder Änderungsmeldungen muss weiterhin per Post oder pseudonymisiert bzw. verschlüsselt über die vereinsinternen Mailkonten erfolgen.
- Beim Versand von E-Mails ist darauf zu achten, dass die Signaturen mit korrekten und aktuellen Kontakt- bzw. Vereinsdaten versehen sind. Hilfestellung bei Aktualisierungen kann durch die Landesgeschäftsstelle gegeben werden.
- Nach erfolgreicher Weitergabe von Informationen und Daten an die Empfänger oder einer Aktualisierung von Übersichten (z.B. nach dem Jahreswechsel) ist im Sinne einer Datenminimierung stets unmittelbar zu überprüfen, ob die zugehörigen Listen oder E-Mails weiterhin vorgehalten werden müssen oder ob sie bereits gelöscht/ vernichtet werden können.
- Die aktuellen vereinsinternen Vorgaben für den Datenschutz können jederzeit im Intranet eingesehen werden. Einige wichtige Anlagen sind dort ebenfalls permanent hinterlegt. Alle weiteren Anlagen der Leitlinie werden nach Rücksprache zum konkreten Sachverhalt kurzfristig bereitgestellt.
Sofern von einer AG besondere Veröffentlichungen im Internet bzw. Intranet gewünscht sind, ist dies entsprechend mit der Geschäftsführung des Landesverbandes abzustimmen sowie regelmäßig auf Aktualität bzw. weitere Notwendigkeit der Bereitstellung zu überprüfen.
Bei Unklarheiten, Fragen oder Anregungen zu diesen Punkten oder dem Datenschutzkonzept im Allgemeinen stehen wir Ihnen natürlich gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Haiko Jakob,
Geschäftsführer